Mise en place

Nous vous proposons de prendre en charge ce qui concerne « l’après signature » de vos actes, formalités, envoi de pièces et solde de comptes, archivage de l’acte et du dossier.

1 - FORMALITES

Nous vous proposons un véritable service d’aide aux formalités.

  • Analyse et vérification des actes (mention de publication, état civil, déclaration fiscale, liquidation des droits…)
  • Orientation de l’acte (paiement sur état, RPI, Conservation des Hypothèques)
  • Elaboration des copies et numérisation des actes
  • Gestion du dépôt et du retour des actes (Télé@cte, RPI, Conservation des Hypothèques)
  • Gestion des rejets-refus
  • Interrogation et dépôt ADSN
  • Gestion de la Base BIEN

2 - SOLDE DES COMPTES

Nous vous proposons de mettre en place une procédure de solde en automatisant la liaison entre les clercs et l’archiviste.
Les clercs et les assistantes laissent le dossier à solder en y joignant une fiche type de renseignements (modèle préenregistré) que nous récupèrerons afin de solder le dossier.

Comptes clients débiteurs et créditeurs :

  • Récupérer aux formalités, les titres revenant des hypothèques
  • Elaborer la clôture du dossier : courrier détaillé et explicatif, remise de titres, suivi et solde du compte (demande de RIB qui sera numérisé, virement à la comptabilité)
  • Envoi des titres, clôture du compte, archivage du dossier

Anciens comptes clients débiteurs et créditeurs :

Nous nous efforcerons, dans un délai raisonnable, d’assurer le solde des comptes anciens (identification des clients, déconsignation et mouvement comptable).

3 - ARCHIVAGE : dossiers, minutes et pièces comptables

  • Faire l’état des lieux : inventorier, constater l’état des archives de l’Etude
  • Collecter, répertorier et trier les archives dans les différents bureaux de l’Etude et voir si archives manquantes
  • Elaborer un système de classement ou améliorer, si besoin, le système existant
  • Evaluer la nécessité de destruction (exemple : destruction des copies exécutoires lorsque l’inscription est périmée)
  • Gérer les demandes internes de sorties et d’entrées des actes, des dossiers et des courriers (mise en place de fiches de retrait, suivi des dossiers, rappel des dossiers si nécessaire)
  • Reclasser d’autres types de documents dans les dossiers et numériser les plus importants (déclarations de successions, notifications d’opposition aux sociétés d’assurance, AR)
  • Etablir des devis pour sous-traitance de stockage ou de destruction des dossiers

Les titres sont envoyés, le compte est soldé, l’acte est numérisé, l’acte et le dossier sont archivés.